Mis on TEIS?
2020. aasta oli töömaastikul suurte muutuste aasta. Ohutu töötamine ning tervise hoidmine töökohal sai olulisemaks kui kunagi varem. Märksõnaks kujunes distants – seda nii füüsilises kui ka virtuaalses mõistes – kaugtööna, veebikoosolekutena jmt. Viiruskriisi aastat võime nimetada ka Tööinspektsiooni digitaliseerumise aastaks.
2020. kevadel avas Tööinspektsioon kaua ette valmistatud uue infosüsteemi, mille lõime koostöös Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse (TEHIK) ning hanke võitnud partneritega TripleDev OÜ ja Trinidad Wiseman OÜ. Tööelu infosüsteemi (TEIS) suurim ülesanne on toetada tööandjat hea töökeskkonna loomisel. Kui ettevõte satub kontrolli valimisse, toimub infovahetus tööinspektoriga digitaalselt, muutes nii protsessi kiiremaks ja sujuvamaks.
Eriolukorra väljakuulutamise järel muutus Tööinspektsiooni tavapärane järelevalve. Otsustasime, et kriitilisel ajal jälgime ettevõtetes toimuvat distantsilt, aga sekkume kindlasti siis, kui inimese tervis on ohus või meile tuleb vihje. Samal ajal valmistusid tööinspektorid üleminekuks uuele infosüsteemile TEIS, mis lihtsustab nii tööandja kui tööinspektori tööd.
Mõistlik lahendus kõigile osapooltele
TEISi mõte on lihtne - hoida ära liigset asjaajamise ja dokumendivahetusega seotud ajakulu, sest vajalik info on igal hetkel süsteemis kättesaadav ja hallatav.
Kui ettevõte tegeleb oma töökeskkonnaga iseteeninduse kaudu – määrab töökeskkonnaspetsialisti, esmaabiandja, tuvastab ja maandab ohte – siis selle võrra muutub paremaks ka riskihinnang. Ettevõtte riskihinnet nähes suunab Tööinspektsioon oma ressursid sinna, kus on seda kõige rohkem tarvis ehk neile, kes head töökeskkonda piisavalt väärtustanud pole. Kohale minnakse esmajärjekorras ettevõtetesse, kus süsteemi hinnangul võib olla probleeme töökeskkonnaga ja esinevad ohud töötajate tervisele. Tõenäosus inspektori külastuseks on madalam ettevõtetes, kus kõik on korras, kuid kui on soovi saada nõu, saab alati kutsuda Tööinspektsiooni konsultandi või küsida nõu läbi TEISi.
Iseteeninduskeskkond
Iseteeninduskeskkond avanes ettevõtetele 2020. aasta kevadel, mil sai valmis esimene etapp. Sisenedes aadressil iseteenindus.ti.ee näeb tööandja esmalt eeltäidetud andmeid, mis riigil ettevõtte ja selle töötajate kohta varasemalt olemas. Hetkel on nendeks ettevõtte andmed äriregistrist ja töötajate andmed töötamise registrist, ent tulevikus soovib Tööinspekstioon ühildada süsteemiga kõik vajalikud registrid, mis on Tööinspektsiooni teenustega seotud. Seejärel saab tööandja kontrollida, kas on olemas andmed töökeskkonnaspetsialisti, esmaabiandja kohta ja vajadusel andmeid uuendada.
Tööinspektsiooni iseteeninduse korduma kippuvad küsimused
Kontaktivaba järelevalve
Uus infosüsteem aitab kasutada mõistlikumalt ka riigi ressurssi, sest Tööinspektsiooni töö on muutunud ja muutub senisest kiiremaks ning lihtsamaks. Järelevalvet saab teha kahte moodi – kontaktivabalt iseteeninduse kaudu ja külastuse käigus ettevõttes kohapeal.
Ka Tööinspektsiooni töö on muutunud uue infosüsteemiga senisest kiiremaks ning lihtsamaks. Nii konsultant kui tööinspektor saavad järelevalvet tehes ettevõtte infole nutiseadme kaudu ligi, teha sellega kohapeal näiteks mõnest ohtlikust olukorrast pildi ning see edasiseks lahendamiseks salvestada. Tööandjale on info koheselt nähtav ning kui ta parandab ohu, on võimalik teha koheselt telefoni või tahvliga sellest pilt, lisada süsteemi, salvestada ning inspektor näeb ja kinnitab tehtu. Nõnda on ohu kõrvaldamisest teatamine senisest kiirem ja lihtsam ning ka meeldetuletus rikkumise korral kergesti märgatav. Uus infosüsteem teeb ka kontrollimise lihtsamaks. Kui süsteem näitab, et ettevõttes on kõik korras, siis neis ettevõtetes tehakse pistelisi kontrolle. Kui kohapeal selgub, et infosüsteemis olev info vastab tegelikkusele, on inspektori külaskäik oluliselt lühem.
Riskianalüüsi moodul
2021. aasta aprillist on tööandjal võimalik laadida Tööinspektsiooni iseteenindusse (iseteenindus.ti.ee) üles ettevõtte kehtiv riskianalüüs (sh tegevuskava). Riskianalüüsi sisu ja kvaliteeti kontrollitakse siis, kui ettevõte satub Tööinspektsiooni järelevalve valimisse.
Kui ettevõttel pole veel riskianalüüsi läbi viidud, saate selle teha iseteeninduskeskkonnas uue digitaalse töövahendi abil. Riskianalüüsi moodulis on välja toodud erinevad ohutegurid ning abinõud konkreetse ohu vältimiseks ja vähendamiseks, alustades üldistest probleemkohtadest töökeskkonnas ning jätkudes tegevusalapõhiste ohtudega. Riskide hindamise töövahend aitab suurendada ettevõtete teadlikkust töökeskkonna ja sellega seotud ohtude kohta, võimaldab anda ettevõttele vajalikku abi, otsustustuge ja tagasisidet töökeskkonna parandamisel ning motiveerib ettevõtteid looma ohutuid ja tervislikke töötingimusi ning koostama ohtude maandamise tegevuskava.
Ettevõtte riskianalüüsi näeb üksnes sama ettevõtte esindaja, teised sellele infole ligi ei pääse.
Kui Tööinspektsioon on ettevõtte suhtes alustanud tööülesande täitmist, st järelevalvet või on laekunud tööandja töökeskkonna kohta kaebus või vihje, siis korrakaitseseaduse alusel ohu hindamiseks ning ennetus- ja tõrjemehhanismide valikuks on Tööinspektsiooni teenistujal õigus näha TEIS-i üles laetud töökeskkonna riskianalüüsi sisu. Kui sellist tööülesande täitmist ei ole alustatud, siis näevad menetlejad ainult seda, kas ja millal on ettevõte riskianalüüsi esitanud. Riskianalüüsi sisule juurdepääs puudub
Alates 1. septembrist 2021 peavad kõik kehtivad töökeskkonna riskianalüüsid ja tegevuskavad olema tööandja poolt TEISi üles laetud või seal koostatud ning seeläbi ettevõtte töötajatele ja tööinspektsioonile kättesaadavad.
TEIS riskianalüüsi mooduli kasutajakogemus
Eesti Maaülikooli töökeskkonna peaspetsialist Sigrit Dugin
Eesti Maaülikool on suur organisatsioon, kus töötab enam kui 900 töölepingulist töötajat. Lisaks 40 hektari suurusele ülikoolilinnakule kuuluvad ülikooli koosseisu ka teadus- ja praktikabaasid: Järvselja õppe- ja katsemetskond, Polli Aiandusuuringute Keskus, Rõhu katsejaam ning Võrtsjärve kaldal asuv Limnoloogiakeskus. Põhilisteks valdkondadeks, millega teadlased ja tudengid tegelevad, on põllumajandus ja maamajandus, metsandus, keskkonnateadused, veterinaarmeditsiin ja loomakasvatus ning tehnika- ja inseneriteadused.
Olen maaülikooli ainus töökeskkonna peaspetsialist ning tööohutuse tagamiseks teen tihedat koostööd osakondade ja õppetoolide töökeskkonnavolinikega. Nii suure organisatsiooni puhul on üheks peamiseks väljakutseks riskianalüüside koostamine ja ajakohasena hoidmine. Läbi aastate on kogunenud suur hulk Wordi faile, mille haldamine ja ajakohastamine nõuab palju tööd ja aega. Minu kui töökeskkonna peaspetsialisti põhiline soov on see, et enamik töötervishoiu ja tööohutuse dokumentatsiooniga seotud toiminguid saaks tehtud ühes kompaktses süsteemis.
Tööelu infosüsteemi riskianalüüsi moodul tõotab oluliselt kiirendada ülikoolis riskianalüüside koostamist ja uuendamist. Loodan, et ühel päeval saab infosüsteemist selline koht, kuhu saan lisada kõik vajalikud andmed ja dokumendid, mille uuendamisel ja täitmisel saavad abiks olla ka töökeskkonnavolinikud ja struktuuriüksuste juhid, kellel on vastavad õigused ja ligipääs.
Kuigi uues infosüsteemis on avatud veel vähe mooduleid, on ülikoolile sellest juba praegu kasu olnud – enam ei ole vaja iga väikese muudatuse pärast Tööinspektsioonile e-posti teel teavitusi saata. Eelkõige puudutab see töökeskkonnavolinike ja töökeskkonnanõukogu liikmete nimesid ning volituste kehtivuste aegasid. Samuti kuvab infosüsteem tähtaja lähenedes meeldetuletused punaselt, mis teeb jälgimise oluliselt lihtsamaks, eriti kui nimekirjas on mitukümmend esmaabiandjat või töökeskkonnavolinikku.
